「回数券、あと何回でしたっけ」。
会計のときに患者さんに聞かれて、ノートをめくる。見つからない。「たぶん、あと三回です」と答えて、あとで違っていたことに気づく。
こういう場面、先生の院でも一度はありませんか。
整体院・治療院向けの予約システムでサポートを担当している井上です。院の初期設定を、これまで約20院お手伝いしてきました。
この記事は、予約はなんとか回っているけれど、患者さんの情報が紙・Excel・LINEに散らばっている先生に向けて、顧客管理をどう一か所にまとめるかをお話しします。
顧客管理のソフトを並べて比べる記事ではありません。「何を管理するのか」「いつ限界が来るのか」「システムを選ぶなら何を見るか」を先にお伝えして、最後に、どんな院に私たちのサービスが向いているかを短く添えます。
顧客管理で持っておきたい5つの情報
「顧客管理」と一言で言っても、中身は5つに分かれます。
患者さんの連絡先。来院の記録（いつ来て、何をしたか）。カルテ。回数券の残り。そして、次の予約。
まず、この5つがいま院のどこにあるかを書き出してみてください。
連絡先はLINEの友だちリスト。来院の記録は紙のカルテか、頭の中。回数券の残りはノートかExcel。次の予約は予約表。
こうして書いてみると、3か所以上に分かれている院が多いんです。分かれていること自体は悪くありません。ただ、患者さんが増えると「突き合わせる時間」が毎日じわじわ増えていきます。
もう一つ、分かれていると困るのが引き継ぎです。スタッフが一人増えたとき、「この患者さんは前回どこを施術して、回数券があと何回で、次はいつ来るか」を、先生の頭の中から取り出して伝えないといけない。情報が一か所にあれば、その画面を見せるだけで済みます。
紙とExcelで続けられる規模と、限界が来る合図
紙とExcelで回している院を、私は否定しません。患者さんが少ないうちは、それで十分に回ります。
限界が来る合図は、だいたい決まっています。
患者さんの名前を探すのに時間がかかるようになった。回数券の残りを間違えて、患者さんに指摘された。スタッフが替わったときに、引き継ぎで情報が抜けた。
この3つのどれかが起きたら、そろそろ見直す時期だと思ってください。
Excelには、もう一つ弱いところがあります。予約表と別のファイルであることです。予約表に名前を書いて、Excelにも同じ名前を打つ。この二重の入力が、次の節の話につながります。
予約と顧客管理を分けたときに残る、二重入力の手間
顧客管理だけのソフトを入れると、何が起きるか。
予約表（紙でもアプリでも）に患者さんの名前を入れて、顧客管理ソフトにも同じ名前を入れる。最初は気になりません。でも、患者さんが増えると、この「同じ名前を二回入れる」が一日の中でいちばん無駄な時間になります。
予約と顧客管理が一体になっているシステムなら、予約が入った時点で患者さんの記録が作られ、来院すると来院の記録が自動で残ります。入れる仕事は一回だけ。
顧客管理を見直すなら、「予約と一緒に持てるか」を最初の軸にしてください。予約システムの選び方そのものは、予約システムの選び方の記事で詳しくまとめています。
※患者さんの情報が一つの画面にまとまっている例
カルテと同意書をシステムに入れる順番
導入の相談で、「紙のカルテをやめたい」という声は、電話を減らしたいという声と並んで本当によく聞きます。最初に連絡をくださる先生が確認することの3つのうち、2つは顧客管理の話なんです。回数券は使えるか、カルテと同意書は使えるか。
紙のカルテをやめるときの順番は、はっきりしています。新しい患者さんからシステムに書き始める。過去の紙は棚のままで構いません。
「全部移してから始めよう」とすると、始まらないんです。私がお手伝いした院でも、新規の患者さんから始めて、再来の患者さんは次に来たときに要点だけ移す、という形が多いです。徐々に過去の分も移していく先生もいらっしゃいます。
カルテと同意書の中身（何が書けるか、同意書をどう保管するか）は、電子カルテの記事で詳しくお話しします。
回数券・サブスク型の回数券の残りを間違えない仕組み
冒頭の「あと何回でしたっけ」を無くすには、会計のたびに残りが自動で減る形にすることです。患者さんにも残りが見えると、お互いに安心です。
最近は、毎月の購入で決まった回数が付与される回数券を売っている院も増えました。業界では「サブスク」と呼びます。サブスク（毎月の購入で、決まった回数ぶんが付与される回数券）は、毎月の付与と消費が重なるので、ノートでの管理はかなり難しくなります。
私たちがサポートしている院では、約80%が回数券をつかっています（サービス開始からの累計100店舗のうち・2023年4月〜2026年9月・自社調べ。担当者の概算です）。回数券を売っている院にとって、残りの管理は顧客管理の中心の一つだと感じています。
確かめ方は、いま院で売っている回数券をそのまま登録してみて、一回つかったあとの残りが正しく減るか。サブスク型があるなら、月が替わったときに付与されるかまで見てください。
しばらく来ていない患者さんへの声のかけ方
来院の記録が一か所にあると、初めてできることがあります。「最後に来たのはいつか」が、患者さんごとに分かることです。
しばらく来ていない患者さんに、お知らせを送る。来院のあとに、お礼のメッセージを送る。これは記録がバラバラだと、そもそもできません。
文面は、売り込みではなく「気にかけている」が伝わる短さがいいと思います。たとえば、こんな形です（※例です。実際の院の文面ではありません）。
「先日はご来院ありがとうございました。お身体の調子はいかがでしょうか。何かあれば、このLINEにご連絡ください。」
商談でお話しすると、カルテと並んでこの「お礼の配信」への反応がいちばん良いんです。患者さんとのやりとりを、手間をかけずに続けたい先生が多いのだと思います。
送るタイミングや文面は、院ごとに決めるものです。決まった正解はありませんが、「来院のあと」と「しばらく空いたとき」の2つだけ決めておくと、あとは記録が教えてくれます。
顧客管理のシステムを選ぶときに見ておきたいこと
ここまでの話を、選ぶときの確認点にまとめます。
予約と一体になっていて、来院の記録が自動で残るか。
回数券の残りが会計のたびに減るか。サブスク型も扱えるか。
カルテに、いまの紙の項目が書けるか。テンプレートや身体の図が使えるか。
レジ（POS＝レジ（会計）のシステム）と一体にしたいなら、最初からその軸で選ぶ。予約システムの多くは会計まで持たないので、後から気づくと選び直しになります。
そして、「分析」の機能は最初の決め手にしないこと。正直なところ、記録がそろっていない段階で分析の画面を見ても、何も出てきません。記録をそろえるのが先です。
私たちがサポートしてきた院で、実際に起きたこと
私たちのサービスは、始めてから累計で100店舗に入りました（2026年8月時点・自社調べ）。そのうち約80%の院が回数券をつかっています（累計100店舗のうち・2023年4月〜2026年9月・自社調べ）。
一つ、匿名で例をお話しします。大阪の整体院で、施術者は一人。ホームページとInstagramで集客がうまくいっている院です。
以前つかっていた予約サービスの機能に不満があって、乗り換えられました。集客はできている。患者さんは増えている。でも、情報の持ち方だけが追いついていなかった。顧客管理を見直す院の多くは、この形です。
もう一つ、私がよく見る変化があります。紙の予約表を完全にやめて、管理画面のカレンダーだけで予約の変更まで済ませている院です。予約表が机から消えると、次はカルテが気になってくる。順番はだいたい、そうなります。
実名で書ける院の言葉も、一つご紹介します。東京・池袋の「池袋西口駅前M式整体」の先生から、こんな言葉をいただいています。
「どんどん使いやすくなっていて満足している。要望が素早く反映されるのでストレスが少ない。」
顧客管理は、院ごとに「ここが欲しい」が違う分野です。要望を伝えて直してもらえるかどうかも、選ぶときの一つの見方だと思います。
こんな院には、私たちのリピマルが向いています
ここまでお読みいただいた先生に、最後に私たちのサービスの話を少しだけ。
私たちが作っている「リピマル」は、整体院・治療院向けのLINE予約と顧客管理のシステムです。この記事の話で言うと、こんな院に向いています。
●予約と患者さんの情報を、一つのシステムで持ちたい院。予約が入ると患者さんの記録ができ、来院の記録が残ります
●回数券やサブスク型の回数券を売っていて、残りの回数をシステムで持ちたい院
●紙のカルテをやめたい院。カルテはテンプレートと身体の図が使えて、同意書も一緒に持てます
●来院のあとにお礼のメッセージを送りたい院
逆に、レジ（POS）と連携させたい院や、物販が多くて会計と一体にしたい店には向いていません。POSとの連携がないからです。
料金は、初期費用0円、解約金0円、最低利用期間なし。無料でつかえる期間は月払いなら14日間、年払いなら30日間です。カルテと回数券をつかうなら、ベーシックプラン（通常価格で月9,800円）以上になります。
詳しくはリピマルのサービスページをご覧ください。
まずは今日、これだけ試してみてください
紙を一枚用意して、5つの情報（連絡先・来院の記録・カルテ・回数券の残り・次の予約）が、いまそれぞれどこにあるかを書き出してみてください。
3か所以上に分かれていたら、まず「来院の記録」だけを一か所に寄せてみてください。全部を一度に動かす必要はありません。一つ寄せるだけで、「あの人、前回いつ来たっけ」を探す時間が消えます。
それができたら、次は回数券の残り。順番に一つずつで大丈夫です。
この記事で使ったデータ
●累計導入店舗数 100店舗（サービス開始からの累計（現在の利用店舗数ではない）・2026-08時点・n=100・自社調べ）
●回数券（サブスク型を含む）を使っている院の割合（約80%） 80%（サービス開始からの累計導入100店舗のうち（担当者の概算。管理画面での集計ではない）・2023-04（サービス開始）〜 2026-09・n=100・自社調べ）
●導入事例: 整体院（大阪府大阪市・匿名）
●導入事例: 池袋西口駅前M式整体（2026年前半 導入）
予約や顧客管理の仕組みを見直したい先生へ。リピマルの詳しい説明はトップページにあります。