施術中に電話が鳴る。手を止めて出る。「来週の火曜、空いてますか」。
予約表は受付の机にあるので、「折り返します」と言って切る。そして、折り返すのを忘れる。夜になって思い出す。
こういう一日を、何年も続けている先生は多いと思います。
整体院・治療院向けの予約システムでサポートを担当している井上です。院の初期設定を、これまで約20院お手伝いしてきました。
この記事は、施術中の電話に困っている先生に向けて書いています。電話の受け方のマナーや、電話代行の話ではありません。「鳴る回数そのものを減らす」話です。
最後に、どんな院に私たちのサービスが向いているかを短く添えます。
施術中の電話は、なぜ減らないのか
先に、構造の話をさせてください。
施術中に電話が鳴るのは、患者さんが予約を入れる入口が電話しかないからです。患者さんに悪気はありません。予約したいから、かけている。ほかに方法がないから、かけている。
だから、電話の受け方を工夫しても、鳴る回数は減りません。受付の人を雇えば出られるようにはなりますが、鳴る回数は同じです。
減らすには、患者さんが電話をかけなくても予約できる入口を作る。それしかない、と私は思っています。
導入の相談で先生方から聞く困りごとの中で、いちばん多いのがこの「電話のやりとりを減らしたい」です。次が「紙のカルテをやめたい」。この2つは、ほとんどの相談で出てきます。
電話が減る仕組みは、患者さんが自分で入れられる入口
入口は、大きく2つあります。LINEと、ホームページからのWeb予約です。
どちらも、患者さんが自分で空いている枠を選んで予約を入れます。先生の手は動きません。施術中でも、夜でも、予約が入ります。
入口ができると、患者さんには「電話をかける理由」がなくなります。ここが、電話が減る仕組みの全部です。
一つだけ、入口を作るときに気をつけていただきたいことがあります。患者さん側の手間です。
アプリを入れないと予約できない、会員登録が要る、といった手順が増えるほど、患者さんは「電話のほうが早い」と戻ってきます。LINEの友だち追加だけで予約できるか、LINEをつかわない患者さんはWebで完結できるか、予約の変更やキャンセルを患者さんがご自身でできるか。この3つがそろっている入口ほど、電話は減ります。
ホームページから予約を受ける方法
「ホームページから予約を受けたいけれど、何を置けばいいのか分からない」という相談も多いです。
答えは簡単で、予約システムの予約ページへ飛ぶボタンを1つ置くだけです。リンクを貼るだけなので、制作会社に頼まなくても、先生ご自身か、いつもホームページを触っている方ができます。
やりがちなのが、無料のフォームを自作することです。フォームから届いたメールを見て、先生が予約表に書いて、患者さんに返事を打つ。これは、電話が「メール」に変わっただけで、先生の手が動く回数は減っていません。予約ページに飛ばして、患者さんに枠を選んでもらう形にしてください。
もう一つ。ホームページに「ご予約はお電話で」としか書いていない院は、若い患者さんを静かに逃しています。電話をかけるのが苦手な世代は、ネットで予約できる院を探して、そちらに行きます。
LINEで予約を受ける方法
もう一つの入口がLINEです。すでにLINE公式アカウントで患者さんとやりとりしている院は多いと思います。
ただ、トークで「明日の15時、空いてますか」と受けている場合、それは電話の代わりに返事を打っているだけで、先生の手は動いています。施術中は返事ができないので、患者さんは待ちます。
予約システムをLINEにつなぐと、患者さんがLINEの中で枠を選んで、そのままカレンダーに入ります。返事を打つ必要がなくなります。
LINEで受けると何が変わるかは、LINE予約の記事に詳しくまとめています。
電話をゼロにしなくていい
ここは、はっきり言っておきたいところです。電話をゼロにする必要はありません。
電話でしか予約しない患者さんは、どの院にもいます。年配の患者さんや、昔からの患者さん。その方たちの電話は、残していいんです。
減らしたいのは、「ネットで予約できるなら、そうしたかった」患者さんの電話です。入口を作ると、その分だけが自然にLINEやWebに移ります。
実名で書ける院の例を一つ。東京・池袋の「池袋西口駅前M式整体」は、LINE予約とWeb予約と電話を併用しています。LINEに寄せつつ、電話の患者さんの分は残す。この形が、いちばん現実的だと思います。
一つだけ注意があって、電話で受けた予約は、その場でシステムのカレンダーに入れてください。紙の予約表とシステムの2つを持つと、同じ枠に二人入ります。予約表は1つに。
受付の事務を減らすときの順番
電話の話をすると、「受付の事務そのものを減らしたい」という話になることが多いです。先生が施術以外に使っている時間を、一度書き出してみると分かります。
減らせるものは、電話の応対、リマインドの手送り、予約表の書き換え、カルテを探す時間。
減らないものは、患者さんと話す時間と、施術の記録を考えて書く時間。ここは仕組みでは減りません。
順番も大事です。一度に全部やろうとすると、始まりません。
私がおすすめしている順番は、電話の入口を作る → リマインドを自動にする → 紙の予約表をやめる → カルテ、です。前の一つが定着してから、次に行く。電話の入口ができるだけで、一日の空気がかなり変わります。
私たちがサポートしてきた院で、実際に起きたこと
導入の相談で多いのは、整体院で、施術者が一人か二人の院です。受付の人がいないので、施術中の電話がそのまま困りごとになります。
導入したあとの声で多いのは、「施術中に電話が鳴って席を外すことが減った」です。「電話が減った」「折り返しが減った」とも言っていただきます。
これは集計した数字ではありません。導入後に私たちが直接お話を聞けた院は約10院で、その先生方はほぼ全員がそう言ってくださいました（2023年4月〜2026年9月・自社調べ）。聞けていない院のほうが多いので、「全部の院でそうなります」とは言えません。
匿名で、例を二つ。どちらも施術者が一人の整体院です。
大阪の院は、ホームページとInstagramで集客がうまくいっていました。福岡の院は、ホームページとGoogleマップで。どちらも患者さんは来ていて、予約の受け方だけが追いついていなかった。以前つかっていた予約サービスの機能に不満があって、乗り換えられました。
集客ができている院ほど、電話の問題は大きくなります。患者さんが増えるほど、鳴るからです。
こんな院には、私たちのリピマルが向いています
ここまでお読みいただいた先生に、最後に私たちのサービスの話を少しだけ。
私たちが作っている「リピマル」は、整体院・治療院向けのLINE予約と顧客管理のシステムです。この記事の話で言うと、こんな院に向いています。
●LINEとWebの両方から予約を受けたい院。患者さんはLINEの友だち追加だけで予約でき、アプリは要りません。LINEをつかわない患者さんはWeb予約で完結します
●ホームページに予約ボタンを置きたい院。リンクを貼るだけで、こちらでお手伝いもできます
●施術者が一人か二人で、受付がいない院。予約の変更やキャンセルは患者さんがご自身でできます
●初期設定に時間をかけたくない院。先生にはメニューやクーポンの内容を出していただいて、登録はこちらでやります。目安は約5営業日です
逆に、電話で全部受けたい院や、レジ（POS＝レジ（会計）のシステム）と連携させたい院には向いていません。
料金は、初期費用0円、解約金0円、最低利用期間なし。無料でつかえる期間は月払いなら14日間、年払いなら30日間です。LINE予約をつかうなら、ベーシックプラン（通常価格で月9,800円）以上になります。
予約システム全体の選び方はこちらの記事にまとめています。詳しくはリピマルのサービスページをご覧ください。
まずは今日、これだけ試してみてください
紙を一枚、受付の机に置いてください。そこに、施術中に鳴った電話の回数と、出られなかった電話の回数を、「正」の字で1週間つけてみてください。
出られなかった回数が週に何回もあるなら、患者さんが自分で予約を入れられる入口を作る価値があります。
その数を持って、ホームページに予約ボタンを1つ置くところから始めてみてください。それだけで、電話の一部は静かにネットに移っていきます。
この記事で使ったデータ
●導入事例: 池袋西口駅前M式整体（2026年前半 導入）
●「電話が減った」「無断キャンセルが減った」と直接聞いた院の数（約10院。ほぼ全員がそう答えた） 10院（代表・担当者が導入後に直接話を聞いた院（概算）。基本的に全員が「減った」と答えた・2023-04（サービス開始）〜 2026-09・n=10・自社調べ）
●導入事例: 整体院（大阪府大阪市・匿名）
●導入事例: 整体院（福岡県・匿名）
予約や顧客管理の仕組みを見直したい先生へ。リピマルの詳しい説明はトップページにあります。